7. การซ่อน/แสดง ฟิลด์ข้อมูล

ในการใช้ข้อมูลระหว่างดูข้อมูลอาจมีข้อมูลที่ไม่ต้องการดูก็สามารถซ่อนไว้ได้ หรือในตอนที่สั่งพิมพ์ข้อมูลอาจจะไม่ต้องการพิมพ์ข้อมูลทั้งหมดที่มีในตาราง แต่ต้องการเพียงบางส่วนก็สามารถ ซ่อนข้อมูลได้เช่นกัน ดังภาพ

คลิก เพิ่มเติม --> ซ่อนข้อมูล ดังภาพ

เมื่อซ่อนข้อมูลแล้ว หากต้องการนำข้อมูลมาแสดง เช่นเดิมให้

8. การตรึงเขตข้อมูล

จะใช้ในกรณีที่ มีฟิลด์เยอะมากจนเวลาเลื่อนฟิลด์ ทำให้ฟิลด์ที่ต้องการดูหายไปจากหน้าจอ สามารถใช้วิธีการตรึงข้อมูลได้ โดย เลือกฟิลด์ที่ต้องการจะให้โชว์ตลอด จากนั้นไปที่เพิ่มเติม แล้วคลิกตรึงเขตข้อมูล ดังภาพ

1) เลือกคอลัมน์ที่ต้องการโชว์ข้อมูลตลอด

2) คลิกเพิ่มเติม

3) คลิกตรึงเขตข้อมูล

และเมื่อต้องการยกเลิกการตรึงเขตข้อมูลก็สามารถทำได้ดังนี้

1) คลิกเพิ่มเติม

2) คลิกยกเลิกการตรึงเขตข้อมูลทั้งหมด

9. การแสดงแถวผลรวม

ในโปรแกรม Access 2013 นั้น มีฟังก์ชันที่ใช้แสดงผลรวมได้ โดยถ้าเป็นข้อมูลชนิดตัวเลขจะมี ผลรวม ค่าเฉลี่ย จำนวน ค่าสูงสุด ค่าต่ำสุด ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน ความแปรปรวน โดยจะมีวิธีการ ดังภาพ

1) คลิกผลรวม

2 )แสดงตำแหน่งผลรวม

1) คลิกเลือก

2) เลือกผลรวม

10. การค้นหาข้อมูลในตาราง

เมื่อข้อมูลในตารางมีจำนวนมาก การค้นหาข้อมูลมีความจำเป็นอย่างมาก ซึ่งในบางครั้งเราอาจอยากได้ข้อมูลบางอย่างแต่ต้องหาทีละเรคคอร์ด ทำให้เสียเวลามาก ดังนั้นในโปรแกรม Access 2013 จึงมีปุ่ม ค้นหา สำหรับการค้นหาข้อมูล โดยมีวิธีการทำ ดังภาพ

หมายเลข 1 เลือกฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการค้นหา

หมายเลข 2 กดปุ่มค้นหา

หมายเลข 3 พิมคำที่ต้องการค้นหา

หมายเลข 4 เลือกมองหาใน เอกสารปัจจุบัน

หมายเลข 5 เลือกตรงตาม ส่วนใดๆ ของข้อมูล

หมายเลข 6 คลิกค้นหาถัดไป

เมื่อทำตามขั้นตอนดังกล่าวแล้ว ถ้าหาข้อมูลในการค้นหาถูกต้องก็จะสามารถ ค้นหาข้อมูลได้ทันที

11. การค้นหาและการแทนที่ข้อมูล

เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการและทำการแทนที่ข้อมูลใหม่ทับไปในข้อมูลเดิม เมื่อเราต้องการแก้ไขข้อมูลนั้นเอง โดยจะมีวิธีการทำดังนี้

หมายเลข1 เลือกฟิลด์ที่ต้องการค้นหา

หมายเลข2 กดปุ่มค้นหา

หมายเลข3 คลิกแท็บ แทนที่ แล้วใส่คำค้นหา

หมายเลข4 ในคำที่ต้องการ แทนที่ คำที่ค้นหา

หมายเลข5 กดปุ่ม แทนที่ทั้งหมด เป็นอันเสร็จสิ้นการค้นหาและแทนที่ข้อมูล

12. การพิมพ์ข้อมูล

เมื่อต้องการดูในตารางหรือต้องการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบรายงาน เพื่อนำเสนอข้อมูลสำหรับผู้ที่อยากรู้ข้อมูล เราจะต้องทำการพิมพ์ข้อมูล โดยมีวิธีการ ดังนี้ คลิกเมนู ไฟล์

หมายเลข 1 คลิก พิมพ์ จะปรากฏตัวเลือกอยู่ 3 ตัวเลือกคือ พิมพ์ด่วน พิมพ์ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

หมายเลข 2 พิมพ์ด่วน เป็นตัวเลือกที่จะสั่งพิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์ที่เครื่องคอมพิวเตอร์เรา ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นเอาไว้นั้นเอง

หมายเลข 3 พิมพ์ เป็นตัวเลือกที่จะให้เราสามารถเลือกเครื่องพิมพ์และกำหนดคุณสมบัติอย่างอื่นก่อนที่เราจะพิมพ์นั่นเอง

หมายเลข 4 แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ เป็นตัวเลือกที่จะให้เราดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมตามที่เราต้องการได้ ก่อนที่เราจะพิมพ์นั่นเอง