ในการใช้งานโปรแกรม Access 2013 นั้น ส่วนมากเริ่มต้นจากการใช้งานตารางและเมื่อเราเพิ่มข้อมูลลง ในตารางเป็นจำนวนมากแล้วนั้น การค้นหาข้อมูลที่เราต้องการโดยการหาข้อมูลทีละเรคคอร์ดคงไม่สะดวก เช่น ถ้าเรามีข้อมูลนักเรียนทั้งโรงเรียน แต่เราต้องการดูข้อมูลนักเรียนทีมีเกรดเฉลี่ย 3.00 ขึ้นไป ถ้าจะหาทีละเรคคอร์ดคงไม่สะดวก ทำให้เสียเวลาและข้อมูลที่ได้มาอาจจะเกิดความผิดพลาดได้
ดังนั้นเราจำเป็นจะต้องมีตัวช่วยเหลือที่มีประสิทธิภาพ โดยใช้ ออบเจ็กต์ คิวรี มาใช้จัดการกับข้อมูล โดยการนำเอาตารางที่มีอยู่มาสร้างเป็น คิวรี โดยกำหนดเงื่อนไขสำหรับข้อมูลที่ต้องการและเลือกรูปแบบในการแสดงผลข้อมูลได้ และผลที่ได้จากการคิวรีข้อมูลสามารถนำไปเป็นแหล่งข้อมูลเหมือนกับตารางเพื่อสร้าง ฟอร์มและรายงานได้ตามที่ต้องการ
1. แสดงข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด เช่น มากกว่า น้อยกว่า เท่ากับ เป็นต้น
2. กำหนดรูปแบบการแสดงผลของตารางได้
3. แสดงข้อมูลในลำดับที่แตกต่างไปจากตาราง เช่น การจัดเรียงข้อมูล หรือการสร้างฟิลด์คำนวณขึ้นมาใหม่ เป็นต้น
4. แสดงข้อมูลที่รวมจากหลายๆตารางในที่เดียวกันได้ โดยนำเอาตารางที่มีความสัมพันธ์มาใช้งานร่วมกัน
5. ปรับเปลี่ยนข้อมูลในตารางตามที่เงื่อนไขกำหนด
ในการสร้างคิวรีในโปรแกรม Access 2013 มีวิธีการสร้างทั้งหมดด้วยกัน 3 วิธี ดังต่อไปนี้
การสร้างคิวรีด้วยตัวช่วยสร้างคิวรีอย่างง่าย
1. คลิกแท็บสร้าง
2. คลิกปุ่ม ตัวช่วยสร้างคิวรี
ประเภทของคิวรีทีมีให้เลือกสร้าง มีดังนี้
- ตัวช่วยสร้างคิวรีอย่างง่าย สร้างทางเลือกคิวรี เพื่อค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไข โดยเลือกแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบรายละเอียดข้อมูลหรือผลสรุปหรือใช้การรวมข้อมูลจากหลายๆตาราง ในตัวอย่างเลือกแบบนี้
- ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง สร้างรายการสรุปข้อมูลจากตารางโดยแสดงผลออกมาเป็นรายงานสรุปที่แสดงแบบสลับในแนวแถวและแนวคอลัมน์
- ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำ โดยสร้างทางเลือกคิวรีสำหรับค้นหาเร็คคอร์ดใดที่มีค่าซ้ำกันในฟิลด์ที่ระบุจาก ตารางหรือคิวรี
- ตัวช่วยสร้างคิวรีการค้นหาข้อมูลที่ไม่ตรงกัน สร้างทางเลือกคิวรี เพื่อค้นหาข้อมลของสองตารางที่กำหนดความสัมพันธ์กันไว้ โดยจะแสดงข้อมูลในเร็คคอร์ดที่ไม่ตรงกันจากทั้งสองตาราง
3. เมื่อเลือกตัวช่วยสร้างคิวรีอย่างง่ายแล้ว จากนั้นกดปุ่ม ตกลง เพื่อไปตั้งค่าในหน้าถัดไป
4. เลือกตารางที่ต้องการสร้างคิวรี ตามหมายเลข 1
5. เลือกฟิลด์ที่ต้องการสร้างคิวรี ตามหมายเลข 2
6. เมื่อเลือกฟิลด์ที่ต้องการสร้างคิวรี เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ตามหมายเลข 3 เพื่อให้ฟิลด์ที่ต้องการแสดงข้อมูลไปอยู่ใน เขตข้อมูลที่เลือก
7. เมื่อได้ฟิลด์ที่ต้องการแสดงข้อมูลครบแล้ว กด ถัดไป เพื่อตั้งค่าในหน้าต่อไป
8. เลือกรายละเอียด ตามหมายเลข 1 เพื่อแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ด จากนั้นกดปุ่มถัดไป ตามหมายเลข 2
9. ตั้งชื่อคิวรี ตามต้องการ ตามหมายเลข 1 จากนั้นกดปุ่มเสร็จสิ้น
เป็นอันเสร็จสิ้นการสร้างคิวรีข้อมูลที่ต้องการ โดยข้อมูลที่อยู่ในกรอบสีฟ้าเป็นข้อมูลจากตารางนักเรียน ส่วนข้อมูลที่อยู่ในกรอบสีแดงเป็นข้อมูลที่อยู่ในตารางรายวิชา ซึ่งทั้งสองตารางมีความสัมพันธ์กัน แบบ Many-to-Many (M:N) โดยมีตารางลงทะเบียนเป็นตารางเชื่อมนั่นเอง
คิวรีที่สร้างเสร็จในมุมมองออกแบบ
